1. Sunt eligibile să aplice entități care nu sunt înființate în baza Legii 21/1924 sau a OG 26/2000?

Eligibile pentru acest program sunt doar organizaţiile neguvernamentale înfiinţate în baza Legii 21/1924 sau a OG 26/2000 cu modificările ulterioare și care respectă cumulativ criteriile detaliate la Capitolul II.1. Solicitanţi eligibili din Ghidul Solicitantului.

2. Pot depune proiecte organizaţii înființate începând cu 2016, având în vedere că în cererea de finanțare se solicită documente financiare pentru ultimii 3 ani?

Sunt eligibile organizațiile înființate legal până la data deschiderii apelului de proiecte și care respectă cumulativ criteriile detaliate la Capitolul II.1. Solicitanţi eligibili din Ghidul Solicitantului.

În secţiunea respectivă din Cererea de finanțare sunt solicitate informații privind bugetul administrat în ultimii 3 ani (în cazul organizaţiilor înființate în 2016 se completează doar bugetul administrat în anii 2016 şi 2017).

3. Vă rog să ne ajutaţi să înţelegem corect menţiunea de la punctul 1 din Ghidul Solicitantului, respectiv „solicitanţii eligibili trebuie să fie independenţi de persoane juridice cu scop lucrativ”.

De exemplu, în cazul meu, dacă fac parte dintre membrii cu drept de vot ai asociaţiei şi în acelaşi timp sunt acţionar, fără a fi administrator, în cadrul unei entități persoane juridice cu scop lucrativ, se consideră că reprezint persoana juridică cu scop lucrativ?

Independenţa unei organizaţii faţă de guvern, autorităţi naţionale, regionale sau locale şi persoane juridice cu scop lucrativ se referă la gradul de implicare a acestora în deciziile din cadrul organizaţiei respective.

Dacă dumneavoastră sunteţi acţionar al unei firme, dar nu reprezentaţi interesele acestei firme în atribuţiile pe care le aveţi în cadrul asociaţiei, atunci nu este afectată îndeplinirea acestei condiţii de eligibilitate.

Dacă însă sunteţi membru cu drept de vot în asociaţie şi veniţi în cadrul acesteia reprezentând firma unde sunteţi acţionar, atunci asociaţia ar putea fi considerată dependentă de o persoană juridică cu scop lucrativ.

4. La program poate aplica şi o asociaţie „Grup de Acţiune Locală – GAL”? Menţionăm că aceasta este constituită în baza OG 26/2000, are în componenţă membri din diferite medii (44% instituţii/autorităţi publice; 16% ONG-uri; 27% persoane fizice din comunitatea locală; 13% companii private), este persoană juridică de drept privat, fără scop patrimonial, apolitică – conform statutului.

Pentru a fi eligibil în cadrul programului, orice solicitant trebuie să respecte cumulativ condiţiile de eligibilitate detaliate la Capitolul II.1. Solicitanţi eligibili din Ghidul Solicitantului. În exemplul dat de dumneavoastră, eligibilitatea unui GAL poate fi stabilită în funcţie de cum sunt constituite organele de decizie şi de ponderea în organele de decizie a instituţiilor/autorităţilor publice şi companiilor. Aceste aspecte vor fi verificate în fapt, pe baza documentelor oficiale ale asociaţiei, pe care le solicitantul le va pune la dispoziţia noastră în situaţia în care proiectul depus va fi propus spre finanţare.

5. Ce tip de activități sunt eligibile în cadrul proiectelor?

Cu excepţia activităților care sunt declarate drept neeligibile în Ghidul Solicitantului, orice tipuri de activităţi pot fi eligibile dacă se demonstrează relevanța față de obiectivul și domeniile Programului, necesitatea acestora, coerența în complexul de activităţi propus, modul în care acestea răspund unei nevoi identificate în comunitate şi duc la rezolvarea sau ameliorarea acesteia, efectele produse la nivelul comunităţii etc.

6. În Ghidul Solicitantului, la criterii de jurizare se specifică: „Organizația solicitantă – Solicitantul are experiență în management de proiect, gestionare de bugete, realizarea de proiecte în domeniul pentru care solicită finanțare”.

Organizația noastră nu are experienţă în proiecte de acest tip, derularea de proiecte de către asociaţia noastră desfăşurându-se până în momentul de faţă fie din fonduri proprii, fie din contribuţii de la persoane fizice sau juridice. Putem obţine finanţare?

Pentru informaţiile privind experienţa organizaţiei, vă recomandăm să descrieţi în secţiunea corespunzătoare din aplicaţie experienţa organizaţiei dumneavoastră în managementul oricărui tip de proiect sau eveniment pe care l-aţi derulat până acum, indiferent dacă a fost finanţat din fonduri proprii sau din alte tipuri de finanţări.

Dacă organizaţia nu a gestionat până acum proiecte din fonduri publice sau private se evaluează mai degrabă capacitatea organizaţiei în general de a se organiza în jurul unui proiect şi de a gestiona un buget pentru realizarea activităţilor proiectului, precum  și experiența echipei și eventual motivația acesteia în derularea proiectului.

1. Dorim să premiem participanții cu premii băneşti în cadrul proiectului. Este o cheltuială eligibilă?

Conform Ghidului Solicitantului, Capitolul II.4 Buget şi eligibilitate costuri, premiile în bani nu sunt eligibile în cadrul proiectului. Dacă doriţi însă să acordaţi premii, puteţi să le acordaţi bunuri, pe care le achiziţionaţi dumneavoastră în cadrul proiectului și apoi le oferiți drept premiu.

2. Voucherele sunt considerate premii în bani?

Da, voucherele, cupoanele și tichetele de masă sau tichetele cadou oferite participanților ca premii pentru anumite concursuri sau competiții intră în categoria premiilor în bani și nu sunt eligibile în cadrul proiectului.

3. Vă rugăm să ne precizaţi dacă în linia bugetară pentru personal sunt acceptate şi contractele de drept de autor. De asemenea, am dori să ştim pentru linia bugetară 1 Servicii, ce se înţelege prin costuri aferente serviciilor subcontractate – Experţi.

Aşa cum este detaliat în Ghidul Solicitantului (în Secţiunea II.4 – Buget proiect şi eligibilitate costuri – Recomandări pentru întocmirea bugetului), la Capitolul 1 Resurse Umane se pot include doar costurile cu resursele umane implicate în proiect pe baza unor contracte de muncă.

Contractele de cesiune a dreptului de autor sunt acceptate, însă încadrarea lor se face la Capitolul 2, Linia bugetară 2.1 Servicii, cu respectarea Legii 8/1996 cu modificările și completările ulterioare.

Serviciile subcontractate sunt acele servicii externalizate către o terţă parte (exemplu pentru experţi: atunci când apelaţi la o persoană fizică autorizată sau la o persoană fizică pe baza unui contract de cesiune a drepturilor de autor, pentru a vă oferi servicii pe care nu le puteţi realiza cu personalul angajat al organizaţiei dumneavoastră). În cazul acestor contracte, în valoarea lor vor fi incluse atât remuneraţia pentru munca prestată, cât şi costurile auxiliare prestării serviciului (transport, cazare etc, dacă este cazul).

Exemple de alte tipuri de servicii subcontractate: servicii de organizare evenimente, care includ implicarea unei terţe firme în organizarea unui eveniment (care facturează pentru toate serviciile necesare: închiriere spaţiu, catering, coffee breaks, cazare etc), servicii de consultanţă oferite de către firme, servicii de publicitate care includ implicarea unei firme în crearea designului şi/sau materialelor de promovare (începând cu elaborarea şi/sau tipărirea lor), servicii de catering etc.

4. Dacă avem nevoie de specialişti pe perioadă scurtă, aceştia la ce capitol pot fi încadraţi în buget?

În cazul în care angajaţi specialistul de care aveţi nevoie cu contract individual de muncă, veţi încadra costul în cadrul Capitolului 1 Resurse umane.

Dacă activitatea pe care o va desfăşura specialistul este una independentă şi legislaţia în vigoare reglementează încheierea altor tipuri de contracte decât cele individuale de muncă, atunci respectivul cost va fi încadrat în cadrul Capitolului 2 Costuri directe pe proiect, Subcapitolul 2.1 – Servicii.

5. Sunt eligibile achiziţiile de produse sau echipamente second hand?

Achiziţiile de produse şi echipamente second hand sunt eligibile. Acestea trebuie să respecte condițiile aplicate echipamentelor noi: sunt necesare pentru derularea proiectului, sunt corelate cu activităţile acestuia, reprezentând o componentă indispensabilă realizării proiectului, și vor fi utilizate în cadrul proiectului într-o proporție care să justifice achiziționarea acestora.

6. Asociaţia noastră nu este înregistrată ca plătitoare de TVA, neexistând astfel posibilitatea de a deduce TVA-ul aferent cheltuielilor. În aceste condiţii pentru noi se decontează întreaga cheltuială inclusiv TVA-ul?

În cazul în care asociaţia nu este înregistrată ca plătitoare de TVA, va trebui să elaboraţi bugetul ţinând cont de valoarea totală a bunurilor sau serviciilor achiziţionate (baza + TVA). Întreaga valoare va fi considerată eligibilă din acest punct de vedere.

7. Se pot deconta tichetele de masă?

Pentru angajaţii cu contracte individuale de muncă se pot acorda tichete de masă, dacă aceasta este practica obişnuită în organizaţie, cu respectarea legislației specifice în vigoare.

8. La cheltuieli transport se pot deconta şi bonuri de taxi, abonament pentru transportul public (RATB, Metrorex etc), cartele sau bilete pentru transportul public (RATB, Metrorex etc)?

Se pot deconta bonuri de taxi, abonamente, bilete sau cartele pentru transportul public etc, cu condiţia ca acestea să fie justificate în raport cu activităţile proiectului.

9. Plățile parțiale pentru costuri directe aferente unor contracte încheiate înainte de începerea proiectului sunt eligibile (de exemplu contract de cesiune drepturi de autor pentru prestații artistice)?

Aceste costuri nu sunt eligibile, deoarece nu sunt angajate în perioada de implementare a proiectului (contractul respectiv a fost datat înainte de semnarea contractului de finanțare).

10. În cadrul cărui capitol se pot include costurile aferente serviciilor de contabilitate?

În cazul unui contract deja existent și în condițiile în care costul este repartizat pe mai multe proiecte aflate în implementare, în organizația respectivă, valoarea inclusă în bugetul proiectului va fi la Capitolul 3 Costuri administrative (se va deconta parțial, conform unei metode de alocare a costurilor administrative).

În cazul în care se încheie un contract pentru servicii de contabilitate care vizează doar proiectul, atunci costurile acestuia pot fi incluse la Capitolul 2 Costuri directe pe proiect, Subcapitolul 2.1 – Servicii.

11. Materialele de promovare trebuie evidențiate în buget foarte detaliat, cu număr de bucăți și cost unitar pentru fiecare tip de material în parte?

În cazul în care există multe tipuri de materiale, se poate include în bugetul proiectului o singură linie care să aibă ca unitate de măsură “contract” și număr de unități “1”, detaliind însă în descrierea liniei bugetare tipul și numărul de materiale vizate, pentru a putea evalua costul.

12. Bugetul se va încărca în aplicaţie în format Excel sau semnat în format PDF?

Bugetul se va încărca în format Excel.

13. Este prevăzută o sumă minimă pentru care se poate aplica? Am văzut maximul, dar nu şi minimul specificat în Ghidul Solicitantului.

Aşa cum aţi observat, în Ghidul Solicitantului se precizează doar suma maximă ce se poate solicita ca finanţare. Nu există o sumă minimă.

14. Este posibilă cofinanţarea din partea altor firme sau instituţii publice pentru un proiect finanţat prin acest Program?

Nu se solicită cofinanţare pentru cererile de finanţare depuse în cadrul Programului. Doar pentru domeniul cultură este posibilă cofinanţarea, care trebuie să fie cel mult egală cu valoarea finanţării solicitate.

15. Sunt eligibile costurile de scriere de proiect?

Costurile pentru scrierea de proiect nu sunt eligibile, deoarece sunt corespunzătoare unor activităţi organizate înainte de începerea proiectului.

1. Proiectul poate acoperi două sau trei dintre domeniile de acțiune ale Programului? De exemplu, un proiect are obiective pentru a căror realizare propune şi activităţi din domeniul cultură şi activităţi din domeniul viaţă sănătoasă. Este în regulă?

În Cererea de finanțare se poate bifa doar unul dintre cele trei domenii de acțiune ale Programului. Chiar dacă are activităţi care ar putea fi încadrate în mai mult de unul dintre domenii, vă rugăm să selectaţi domeniul cu cea mai mare pondere în cadrul proiectului, ţinând cont de activităţi, nevoia identificată, scopul proiectului şi obiectivele acestuia.

2. În Anexa 2 – Calendarul activităţilor enumerarea lunilor cu Luna 1, Luna 2 … Luna 8 exprimă de fapt lunile estimate pentru îndeplinirea proiectului sau lunile anului calendaristic?

În Anexa 2 – Calendarul activităţilor Luna 1, Luna 2 … Luna 8 sunt lunile de implementare a proiectului, nu lunile anului calendaristic (de exemplu dacă proiectul începe în luna iulie, aceea va fi Luna 1 din proiect). Dacă dumneavoastră aveţi nevoie de doar 5 luni în loc de 8, atunci ştergeţi din coloane, sau, dacă nu reușiți să le ştergeţi, nu le bifaţi/coloraţi pe cele de care nu aveţi nevoie.

3. Ce anume trebuie completat în cadrul Anexei 3 – Rezultate și indicatori?

Informaţiile din Anexa 3 – Rezultate și indicatori trebuie să fie în strictă concordanţă cu activităţile proiectului. Astfel, anexa va include rezultatele țintite și activitățile prin care se propune atingerea lor. Indicatorii reprezintă modalitatea de măsurare a rezultatelor așteptate. Valorile completate sunt cele estimate a fi atinse până la finalul proiectului.

4. Când va putea începe completarea Cererii de finanţare în sistemul online?

Completarea Cererii de finanţare în sistemul online pentru Apelul 2 se va face în data de 21 iunie 2018, în intervalul orar 09:00 – 16:00. Până la acea dată aplicaţia online nu este deschisă. Sistemul online poate fi accesat de pe homepage-ul site-ului Programului (www.instaredebine.ro).

Vă recomandăm ca până la data de 21 iunie să vă faceţi cont în sistemul online pentru a vă fi mai uşor în momentul în care începeţi aplicarea. În același timp puteți să dezvoltați propunerea de proiect folosind Anexa 1 – Cererea de finanțare, document ce are câmpuri identice cu aplicația online.

5. Dorim să derulăm un proiect în consorţiu cu o altă organizaţie non-profit, dar nu ne este clar dacă finanţarea este acordată doar unui ONG sau proiectul poate fi derulat şi de către un consorţiu. Dacă da, vă rugăm să specificaţi unde se declară bugetul aferent partenerului.

În cadrul acestui Program nu se solicită un parteneriat formal între mai multe entităţi. Responsabilitatea de implementare a proiectului şi de administrare a bugetului este în întregime a organizaţiei solicitante. Tocmai din acest motiv nu există o secțiune specială dedicată partenerului în cadrul bugetului.

Bineînţeles, dacă identificaţi colaboratori care să vă ajute în implementare, sau dacă aveţi o colaborare de lungă durată cu anumite entităţi care v-ar putea ajuta şi în implementarea acestui proiect, puteţi să adăugaţi această informaţie în cadrul secţiunii intitulate Colaboratori/stakeholderi din Cererea de finanțare.

6. Un ONG care este solicitant pentru o aplicaţie, poate fi partener într-o altă aplicaţie, în cadrul aceluiaşi apel de proiecte?

Dat fiind faptul că proiectele nu se depun în parteneriat, organizaţia solicitantă va putea depune doar un singur proiect pe apel în calitate de solicitant.

7. Care este data limită pentru încheierea proiectelor?

Data limită de implementare a proiectelor este 28 februarie 2019.

8. Putem aplica cu un proiect început deja, pentru care perioada de promovare este acoperită dintr-o altă finanţare, dar care are evenimentul central în luna octombrie?

Aplicarea se poate face doar cu un proiect care să se desfăşoare în perioada precizată în Ghidul Solicitantului (între septembrie 2018 – 28 februarie 2019 pentru Apelul 2). Este posibil ca proiectul să fie corelat cu alte evenimente în contextul în care se desfăşoară, DAR Cererea de finanţare trebuie să fie elaborată pentru un proiect propriu-zis, ca set de activităţi bine definite şi corelate, care să conducă la obţinerea unor rezultate concrete într-un interval de timp definit. În plus, conform Ghidului Solicitantului, „pe baza unor motive justificate, beneficiarul poate solicita amânarea începerii activităților cu până la 2 luni de la semnarea contractului de finanțare, cu condiția respectării datei limită de finalizare a proiectelor”, astfel că în cazul unui proiect pentru care semnarea contractului se va face în luna iulie, în cadrul Apelului 1, activitățile NU vor putea începe în luna octombrie.

9. În secțiunea privind colaboratorii se pot menționa şi colaboratori instituţii publice (muzee, primării etc) sau doar ONG-uri?

Pot fi menţionate orice entităţi cu care estimaţi că veţi colabora în implementarea proiectului, indiferent dacă sunt instituţii publice, ONG-uri sau persoane juridice cu scop lucrativ. De reţinut însă că aceste entităţi nu vor administra parte din bugetul proiectului.

10. Am găsit Ghidul Solicitantului, dar nu am reușit să descopăr unde sunt anexele.

Anexele Ghidului Solicitantului pot fi accesate de pe site-ul Programului, secţiunea „Ce finanţăm” (www.instaredebine.ro/ce-finantam).

11. Cum completăm aplicația online, cu diacritice sau fără diacritice?

Așa cum este menționat în Anexa 1 – Cerere de finanțare, recomandăm completarea formularului fără diacritice.

12. Care este cel mai bun browser pentru a completa aplicația online?

Recomandăm Mozilla Firefox.

1. Am dori să depunem un proiect în cadrul Apelului 2, ce va fi lansat în data de 21 iunie. Unde putem consulta un ghid privind modul de elaborare a solicitării, cheltuieli eligibile etc?

Ghidul Solicitantului împreună cu anexele sale pot fi accesate de pe site-ul Programului, secţiunea „Ce finanţăm” (www.instaredebine.ro/ce-finantam).

2. Puteți să ne ajutați în scrierea proiectului sau puteți fi parteneri cu noi într-un proiect în cadrul acestui Program?

Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii Civile (FDSC) a dezvoltat și derulează Programul „În stare de bine”. FDSC nu poate acorda consultanță în scrierea de proiecte și nici nu se poate implica în dezvoltarea de proiecte în parteneriat cu alte ONG-uri pentru acest Program.

3. Există o grilă de punctaj pentru evaluarea proiectelor?

Aspecte ce vor fi luate în considerare în jurizarea şi selectarea proiectelor sunt prezentate în Ghidul Solicitantului, la Capitolul III. Detalii Specifice ale programului, Subcapitolul 3. Criterii de jurizare și selectare a câștigătorilor. În același timp, vă rugăm să țineți cont de faptul că un aport important în evaluarea proiectului o reprezintă relevanța acestuia pentru obiectivele Programului și domeniile de acțiune.

4. Este “depunctat” un proiect în funcție de distanța la care se află cel mai apropiat magazin Kaufland?

Proiectele nu sunt „depunctate” în funcție de proximitatea față de un magazin Kaufland. Programul își propune să susțină o mai bună cunoaștere și relationare între organizațiile neguvernamentale, comunități și mediul de afaceri. Identificarea magazinelor Kaufland în proximitatea cărora se propune implementarea proiectului este relevantă din acest punct de vedere atât la nivel de proiect, cât și la nivel de Program.

5. Există un număr limită de proiecte depuse de acelaşi ONG care pot primi finanţare?

În cadrul Programului există o limită pentru fiecare organizaţie solicitantă:  un singur proiect depus pe apel şi un singur proiect finanţat pe Program. Adică dacă depuneţi un proiect în cadrul Apelului 1 şi primiţi finanţare pentru acesta, nu veţi mai putea primi finanțare pentru alte proiecte depuse în cadrul următoarelor două apeluri. Informaţia o puteţi găsi şi în Ghidul Solicitantului, la Capitolul III.2 Etapele de depunere şi selecţie.

6. Vă rog să îmi transmiteţi un link oficial la care să pot vizualiza reţeaua magazinelor Kaufland din România.

Rețeaua magazinelor Kaufland poate fi accesată de pe site-ul Kaufland: www.kaufland.ro.

7. Ce documente justificative vor fi solicitate în implementarea proiectelor pentru evenimentele cu număr foarte mare de participanți (de exemplu zilele comunei)?

Ghidul Solicitantului nu impune un anumit tip de document suport pentru demonstrarea valorii indicatorilor asumați în cadrul cererii de finanțare. Solicitantul este cel care, atunci când propune rezultate și indicatori, trebuie să aibă în vedere și mijloacele de măsurare adecvate, care să poată demonstra realizarea rezultatelor și a indicatorilor respectivi.

8. Ce se întâmplă în cazul în care fondurile se epuizează în cadrul acestui apel de proiecte?

În cazul în care toate fondurile disponibile se vor finaliza în cadrul acestui apel de proiecte, Apelul 3 nu va mai fi lansat.