POLITICA PRIVIND COLECTAREA ȘI PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Informații generale

Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii Civile (FDSC), cu sediul social în Bulevardul Nerva Traian, nr.21, Sector 3, Bucureşti, cod de înregistrare fiscală 14476331 şi înregistrată la Judecătoria Sector 2 în baza Hotărârii Judecătoreşti nr.111 din data de 21.12.1994, în calitate de administrator al website-ului www.instaredebine.ro şi în calitate de „operator de date” în sensul normelor instituite de legislaţia naţională şi de Regulamentul General privind Protecţia Datelor – Regulamentul nr. 679 elaborat de Parlamentul European şi Consiliul Uniunii Europene privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE, intrat în vigoare la data de 25 mai 2018, respectă dreptul la viaţă privată al persoanelor care accesează website-ul www.instaredebine.ro şi asigură protecţia corectă a prelucrării Datelor cu Caracter Personal pentru toate persoanele fizice care furnizează acest tip de date către FDSC în desfăşurarea întregii sale activităţi.

Prezentul document are rolul de a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în contextul utilizării website-ului www.instaredebine.ro, precum şi cu privire la întreaga activitate a FDSC din cadrul programului În stare de bine.

Programul de finanțare În stare de bine este susținut de Kaufland România și implementat de Fundația pentru Dezvoltarea Societății Civile. Acesta oferă granturi nerambursabile organizațiilor neguvernamentale din România.

Descarca PDF

A. FINANȚARE. ONG-URI BENEFICIARE

I. Prelucrarea datelor cu caracter personal în cazul reprezentanţilor organizaţiilor care aplică online pentru finanţare

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Prin intermediul website-ului www.instaredebine.ro, precum şi a website-ului www.finantare.fdsc.ro, unde este furnizat formularul de Cerere de finanțare, se colectează o serie de date cu caracter personal aparținând persoanelor de contact, persoanelor cu drept de reprezentare, membrilor Consiliului Director, personalului organizației aplicante care va fi implicat în proiect, persoanelor din cadrul partenerilor – organizații sau instituții – care conlucrează cu organizațiile care aplică pentru finanțare. Aceste date cu caracter personal pot fi: nume, prenume, funcție, telefon, adresă de email, semnătură, CV, experiență profesională, rol în proiect. În legătură cu membrii Consiliului Director se colectează în plus următoarele categorii de date: apartenența la o organizație/instituție/companie/partid politic.

b) Scopurile și temeiurile prelucrării

Pentru a se stabili istoricul interacțiunii cu organizația aplicantă, FDSC colectează o serie de date cu caracter personal aparținând persoanelor de contact, membrilor Consiliului Director și personalului organizației aplicante.

FDSC are interesul de a obține cât mai multe informații relevante cu privire la ONG-urile aplicante pentru următoarele motive:

Desemnarea drept câștigătoare a organizației neguvernamentale care prezintă cele mai bune garanții că poate implementa proiectul respectiv (de ex: personal implicat care are experiență în domeniul în care se desfășoară proiectul);
Justificarea față de sponsor – Kaufland România – a alegerii făcute.

II. Prelucrarea datelor cu caracter personal ale diferitelor persoane care au legătură cu ONG-urile care aplică pentru finanţare în scopul de a evalua relaţia anterioară cu ONG-ul respectiv

a)Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal aparținând reprezentanților, persoanelor de contact, membrilor Consiliului Director, personalului implicat în proiect din cadrul organizației aplicante sunt colectate de către FDSC în scopul de a evalua relația anterioară cu ONG-ul respectiv. Aceste date cu caracter personal pot fi: nume, prenume, funcție, telefon, adresa de email, semnătură, CV, experiență profesională, rol în proiect.

b) Scopurile și temeiurile prelucrării

Pentru a stabili istoricul interacțiunii cu ONG-ul aplicant, FDSC colectează o serie de date cu caracter personal aparținând persoanei de contact, reprezentantului organizaţiei, membrilor Consiliului Director din cadrul respectivei organizaţii. Interesul legitim al FDSC este de a verifica modul în care s-a desfășurat în trecut relația de colaborare între FDSC și organizația care aplică (în cazul în care o astfel de interacțiune a existat în trecut). Astfel, analizând relația anterioară și istoricul organizației, se poate stabili dacă ONG-ul respectiv oferă garanții suficiente pentru implementarea în mod corespunzător a proiectelor finanțate pentru care aplică.

III. Prelucrarea datelor cu caracter personal ale reprezentanților ONG-urilor beneficiare de finanțare pentru proiecte, în vederea stabilirii istoricului reprezentantului ONG

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal aparținând beneficiarilor de finanţare pentru proiecte (reprezentanții organizației) sunt colectate de către FDSC în scopul de a stabili modul în care reprezentantul organizației a interacționat cu FDSC în nume propriu sau în numele altor organizații pe care le-a reprezentat (altele decât cele ale căror reprezentant este în prezent). Aceste date cu caracter personal pot fi: nume, prenume, funcție, telefon, adresă de email, semnătură, CV, experiență profesională, rol în proiect.

b) Scopurile și temeiurile prelucrării

Pentru a stabili istoricul interacțiunii cu reprezentantul organizației aplicante, FDSC colectează o serie de date cu caracter personal aparținând acestui reprezentant. Datele cu caracter personal aparținând reprezentantului organizației beneficiare de finanţare sunt colectate de către FDSC în scopul de a stabili modul în care reprezentantul organizației a interacționat cu FDSC în nume propriu sau în numele altor organizații pe care le-a reprezentat (altele decât cele ale căror reprezentant este în prezent).

IV. Prelucrarea datelor cu caracter personal în relația cu organizațiile care sunt desemnate câștigătoare pentru un anumit proiect

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Pentru a demonstra activitățile întreprinse în vederea implementării proiectelor pentru care primesc sau au primit finanțare, organizațiile transmit o serie de date cu caracter personal către FDSC, prin intermediul documentației specifice, precum rapoartele tehnico-financiare, documentele justificative etc. Datele transmise au în vedere mai multe categorii de persoane vizate: beneficiarii proiectelor (grupul țintă), experții externalizați, echipa de implementare a proiectului, membrii Consiliului Director al organizației. Aceste date cu caracter personal pot fi: nume, prenume, funcţie, CNP, salariul (integral sau parţial), adresa, contul bancar, copii ale documentelor justificative de angajare şi plată aferente cheltuielilor solicitate la rambursare (de ex: contractele individuale de muncă, contracte de drepturi de autor, contracte de prestări servicii, ștate de plată, ordine de plată, salarii și contribuții, onorarii experți, facturi, chitanțe, contracte cu prestatorii de servicii aferente evenimentelor desfășurate în cadrul proiectelor).

b) Scopurile și temeiurile prelucrării

Interesul legitim al FDSC este acela de a monitoriza implementarea efectivă a proiectului finanțat. FDSC are interesul de a verifica modul în care este sau a fost implementat proiectul în comparație cu detaliile inițiale furnizate la obținerea finanțării.

Prezentele date cu caracter personal între operator (FDSC) şi terţi pot fi transmise în cadrul Spaţiului Economic European. În plus, aceste date cu caracter personal pot fi transferate către următoarele categorii de persoane: sponsor – Kaufland România, evaluatori și/sau auditori cu ocazia controalelor desfășurate de aceștia, autorități fiscale și alte autorități publice, în cazul unui potențial control din partea acestora. De asemenea, liste/informații despre reprezentanții ONG-urilor câștigătoare vor fi făcute publice pe website.

Perioada de retenţie a datelor se va realiza conform instrucţiunilor sponsorului – Kaufland România – şi pe o perioadă necesară pentru a păstra datele personale relevante pentru scopul menţionat la punctele b) ale fiecărei categorii. Datele cu caracter personal vor fi păstrate de către FDSC pe o perioadă de 10 ani.

B. FINANȚARE. BENEFICIARI FINALI AI PROIECTELOR (GRUP ȚINTĂ)

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal care pot fi colectate de către FDSC de la beneficiarii finali ai proiectelor pot fi: nume, prenume, studii, loc de muncă, poziție, CNP, serie și număr act de identitate, data și locul nașterii, cetățenia, starea civilă, sexul, vârsta, adresa de domiciliu, număr de telefon, adresa de email, date privind educația și studiile, profesia, contul bancar, experiența profesională, numele şi prenumele membrilor de familie, etnie, religie, istoric medical, dizabilități, poză etc.

b) Scopurile și temeiurile prelucrării

Datele cu caracter personal aparținând beneficiarilor finali ai proiectelor sunt colectate de către FDSC de la intermediari, un exemplu în acest sens fiind ONG-urile care beneficiază de finanțări. Așadar, datele sunt colectate și prelucrate în scopul derulării proiectelor de finanțare. Interesul legitim al FDSC este de a verifica modul în care proiectele sunt implementate de intermediari și dacă obiectivul urmărit este îndeplinit.
Prezentele date cu caracter personal între operator (FDSC) şi terţi pot fi transmise în cadrul Spaţiului Economic European. În plus, aceste date cu caracter personal pot fi transferate către următoarele categorii de persoane: sponsor – Kaufland România, evaluatori și/sau auditori cu ocazia controalelor desfășurate de aceștia, autorități fiscale și alte autorități publice, în cazul unui potențial control din partea acestora.

Perioada de retenţie a datelor se va realiza conform instrucţiunilor sponsorului – Kaufland România – şi pe o perioadă necesară pentru a păstra datele personale relevante pentru scopul menţionat la punctul b). Datele cu caracter personal vor fi păstrate de către FDSC pe o perioadă de 10 ani.

C. FURNIZORI DE SERVICII

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal aparținând persoanelor de contact din cadrul furnizorilor de servicii care pot fi colectate de către FDSC sunt: nume, prenume, denumire organizație, funcție, telefon, adresa de email, semnătură. Persoanele vizate de această prelucrare pot fi: persoanele fizice care participă la evenimente (speaker), persoanele de contact din cadrul furnizorilor de catering, transport, cazare, agențiilor de turism, agenții de publicitate, persoanele a căror semnătură apare pe procesele verbale.

b) Scopurile și temeiurile prelucrarii

Datele cu caracter personal aparținând persoanelor de contact din cadrul furnizorilor sunt colectate de către FDSC, în scopul încheierii de contracte de achiziție servicii și pentru asigurarea unei comunicări eficiente cu acești furnizori. Aceste scopuri fac parte din scopul general de implementare a activității și proiectelor FDSC. Temeiul prelucrării se împarte în două categorii:

Interesul legitim al FDSC, în cazul prestatorilor de servicii persoane juridice, persoane fizice autorizate sau întreprinderi individuale;
Executarea contractelor de furnizare servicii, în cazul prestatorilor de servicii persoane fizice.

În cazul punctului (i) de mai sus, FDSC are interesul legitim de a colecta datele de contact ale persoanelor de contact din cadrul furnizorilor pentru a comunica eficient cu acești furnizori, iar persoanele de contact sunt angajații acestor furnizori.

În cazul punctului (ii) de mai sus, FDSC colectează datele cu caracter personal ale prestatorilor de servicii – persoane fizice, în vederea executării contractelor de furnizare de servicii încheiate cu aceștia și pentru a comunica eficient cu aceștia.

c) Despre transferul datelor cu caracter personal

Prezentele date cu caracter personal între operator (FDSC) şi împuterniciţi (terţi), pot fi transferate în cadrul Spaţiului Economic European. În plus, aceste date cu caracter personal pot fi transferate către următoarele categorii de persoane: firma de contabilitate (copii după contracte anexate documentelor justificative de angajare şi plată), auditori externi, inclusiv auditul statutar, autorităţi fiscale şi alte autorități publice în cazul unui potențial control din partea acestora, precum şi către sponsor – Kaufland România – pentru justificarea rambursării cheltuielilor efectuate în cadrul proiectelor implementate de către FDSC.

d) Perioada de retenţie a datelor

Pentru situația prevăzută la punctul (I) de mai sus, datele vor fi păstrate atât timp cât persoana căreia i-au fost prelucrate datele cu caracter personal de către FDSC este persoana de contact a furnizorului respectiv. Pentru situația prevăzută la punctul (II) de mai sus, datele vor fi păstrate pe durata executării contractului de prestări servicii cu prestatorul, persoană fizică, căruia FDSC i-a prelucrat datele cu caracter personal.

D. EVENIMENTE

I. Prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor care se înscriu pe website-urile FDSC în vederea participării la evenimentele organizate de către FDSC

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Înregistrarea utilizatorilor pe website în vederea înscrierii pentru participarea la evenimentele organizate de FDSC. Persoanele vizate sunt: persoanele de contact din cadrul organizației/companiei/instituției publice care se înregistrează pe website, persoanele fizice care se înregistrează pe website. Datele cu caracter personal care pot fi prelucrate de către FDSC sunt: nume, prenume, funcție, telefon, adresa de email ale persoanei de contact, denumirea organizației/companiei/instituției publice în numele căreia se face înregistrarea pe website.

b) Scopurile şi temeiurile prelucrării

FDSC colectează și prelucrează datele cu caracter personal (i) ale persoanelor de contact din cadrul organizației/companiei/instituției publice și (ii) ale persoanelor fizice, atunci când acestea se înregistrează pe website în vederea participării la evenimente.

c) Despre transferul datelor cu caracter personal

d) Perioada de retenţie a datelor

Perioada de retenţie a datelor se va realiza conform instrucţiunilor sponsorului – Kaufland România – şi pe o perioadă necesară pentru a păstra datele personale relevante pentru scopul menţionat la punctul b). Datele cu caracter personal vor fi păstrate de către FDSC pe o perioadă de 10 ani.

II. Prelucrarea datelor cu caracter personal ale: beneficiarilor finali ai proiectelor implementate de către FDSC, persoanele de contact din cadrul furnizorilor de servicii persoane juridice şi colaboratori persoane fizice în scopul organizării de evenimente de către FDSC

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal care vor fi prelucrate de către FDSC pot fi: nume, prenume, adresa de email, imagine, semnătură, număr de telefon, date medicale (exemplu dizabilități ale persoanelor), data nașterii, CNP, nume soț/soție/copii, funcție, denumire organizație, serie și număr de buletin, adresă, loc de naștere, datele cuprinse în CV. Persoanele vizate de această prelucrare pot fi: beneficiarii proiectelor, persoana de contact din cadrul furnizorilor de servicii persoane juridice, colaboratorii persoane fizice.

b) Scopurile şi temeiurile prelucrării

FDSC colectează și prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor vizate și precizate mai sus în scopul organizării de evenimente, în vederea susținerii proiectelor pe care le desfășoară. Interesul legitim al FDSC este de a prelucra datele cu caracter personal ale persoanelor vizate pentru a organiza evenimente, astfel încât să își promoveze proiectele pe care le are în desfășurare.

c) Despre transferul datelor cu caracter personal

d) Perioada de retenţie a datelor

Perioada de retenţie a datelor se va realiza conform instrucţiunilor sponsorului – Kaufland România – şi pe o perioadă necesară pentru a păstra datele personale relevante pentru scopul menţionat la punctul b). Datele cu caracter personal vor fi păstrate de către FDSC pe o perioadă de 10 ani.

E. OBLIGAȚIILE LEGALE DE CUNOAȘTERE A CLIENTELEI LA STABILIREA RELAȚIILOR DE AFACERI

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal care pot fi prelucrate de către FDSC sunt: nume, prenume, data nașterii, naţionalitate, țara de rezidență, poză etc.

b) Scopurile şi temeiurile prelucrării

FDSC prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor precizate mai sus în scopul de a parcurge procedura de cunoaștere a clientelei (Know Your Customer), conform dispozițiilor legale aplicabile privind prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării terorismului. FDSC are obligația de a aplica măsuri de cunoaștere a clientelei la stabilirea relațiilor de afaceri, pentru a se conforma cerințelor legale privind prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării terorismului. Astfel, FDSC trebuie să se informeze asupra beneficiarului real al persoanei juridice, dar și să obțină dovada că persoana fizică care reprezintă o anumită persoană juridică acționează în mod legal.

c) Despre transferul datelor cu caracter personal

Prezentele date cu caracter personal între operator (FDSC) şi împuterniciţi (terţi), pot fi transferate către autorități publice în cazul unui potențial control din partea acestora.

d) Perioada de retenţie a datelor

Datele cu caracter personal sunt păstrate conform cerințelor legale aplicabile în această situație.

F. PUBLICAREA DE ARTICOLE ȘI INTERVIURI PE WEBSITE

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Pe website sunt publicate articole, interviuri sau poveşti de viaţă despre angajaţi, beneficiari sau susţinători ai ONG-urilor. Datele cu caracter personal care pot fi prelucrate de către FDSC sunt: nume, prenume, funcție, dizabilități, stare de sănătate, studii, formare profesională. În principiu pot apărea multe categorii de date cu caracter personal în cadrul articolelor care țin de viața personală sau profesională, preferințe, experiențe etc.

b) Scopurile şi temeiurile prelucrării

FDSC colectează și prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor vizate și precizate mai sus în scopul de a publica articole și interviuri despre aceste persoane pe diverse website-uri aparţinând sau fiind administrate de FDSC.

c) Despre transferul datelor cu caracter personal

d) Perioada de retenţie a datelor

Perioada de retenţie a datelor se va realiza conform instrucţiunilor sponsorului – Kaufland România – şi pe o perioadă necesară pentru a păstra datele personale relevante pentru scopul menţionat la punctul b). Datele cu caracter personal vor fi păstrate de către FDSC pe o perioadă de 10 ani.

G. CHESTIONARE ÎN SCOPURI DE FEEDBACK

a) Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

Datele cu caracter personal care pot fi prelucrate de către FDSC sunt: nume, prenume, loc de muncă, poziție în organizaţie, cetățenia, sexul, număr de telefon, adresa de email, profesia, experiența profesională, preferințe culinare (dacă sunt vegetarieni sau au un regim alimentar anume) etc.

b) Scopurile şi temeiurile prelucrării

FDSC prelucrează datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane în scopul de a obține feedback-ul acestora cu privire la proiectele/evenimentele desfășurate: (i) Reprezentantul organizației aplicante, (ii) Persoane care activează sau colaborează cu FDSC în cadrul proiectelor (iii) Membri/susținători ai unor organizații neguvernamentale, (iv) Persoane fizice în general interesate de diverse subiecte acoperite de către FDSC, pe care le abordează în acțiunile curente.

c) Despre transferul datelor cu caracter personal

Prezentele date cu caracter personal între operator (FDSC) şi împuterniciţi (terţi), pot fi transferate în cadrul Spaţiului Economic European. În plus, aceste date cu caracter personal pot fi transferate către următoarele categorii de persoane: sponsorului – Kaufland România, evaluatori și/sau auditori cu ocazia controalelor desfășurate de aceștia, autorități fiscale și alte autorități publice în cazul unui potențial control din partea acestora.

d) Perioada de retenţie a datelor

Perioada de retenţie a datelor se va realiza conform instrucţiunilor sponsorului – Kaufland România – şi pe o perioadă necesară pentru a păstra datele personale relevante pentru scopul menţionat la punctul b). Datele cu caracter personal vor fi păstrate de către FDSC pe o perioadă de 10 ani.

Fundaţia pentru Dezvoltarea Societăţii Civile (FDSC) îşi asumă obligaţia de a lua consimţământul persoanelor care vor face obiectul prelucrării datelor cu caracter personal în toate situaţiile în care vor fi furnizate (către noi) informaţii sensibile. Conform legislaţiei în vigoare, următoarele date cu caracter personal sunt considerate sensibile: date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice, apartenenţa la sindicate, date genetice, datele biometrice prelucrate doar pentru identificarea unei fiinţe umane, date privind sănătatea, date privind viaţa sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane.

Drepturile cu privire la prelucrarea de date cu caracter personal

Dreptul de acces: am dreptul de solicita către FDSC informații cu privire la prelucrarea datelor mele cu caracter personal de către FDSC.
Dreptul de rectificare: am dreptul de a solicita FDSC rectificarea datelor mele cu caracter personal incorecte.
Dreptul de ștergere: am dreptul de a solicita FDSC ștergerea datelor mele cu caracter personal în anumite situații, cum ar fi: datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru realizarea scopului de procesare pentru care au fost colectate, a fost retras consimțământul pentru prelucrarea acestora de către FDSC.
Dreptul de restricționare a prelucrării: am dreptul de a solicita FDSC restricționarea procesării de către FDSC în anumite situații, cum ar fi situația în care contest acuratețea datelor cu caracter personal procesate de către FDSC, procesarea datelor cu caracter personal nu este realizată în conformitate cu legea.
Dreptul de opoziție: am dreptul de a mă opune în orice moment, din motive întemeiate și legitime legate de situația mea particulară, ca datele care mă vizează să constituie obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care există dispoziții legale contrare.
Dreptul de portabilitate: am dreptul să solicit FDSC transmiterea datelor mele cu caracter personal prelucrate de către FDSC către mine sau către o altă entitate ce urmează să îmi prelucreze datele cu caracter personal.

FDSC poate fi contactat în legătură cu cele de mai sus prin email la adresa de email bianca.oprea@fdsc.ro sau prin telefon la numărul de telefon 0758.231.012. De asemenea, pentru orice plângeri și sesizări, vă puteţi adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.